Neues von Microsoft 365 im Mai

Besprechungen folgen

In Microsoft Teams haben Sie für Besprechungseinladungen ab drei Teilnehmen, eine neue Antwortmöglichkeit. Neben den Antworten Ja und nein für die Teilnahme können Sie nun auf "Follow / Folgen" klicken. So teilen Sie dem Organisator mit, dass Sie nicht teilnehmen können aber über die Ergebnisse informiert werden möchten. Der Organisator erhält im Meeting eine Info, dass die Besprechung aufgezeichnet werden sollte bzw. Notizen gemacht werden müssen, damit der Follower diese im Nachgang erhält. Der Follower erhält Zugang zum Chat und nach der Besprechung den Link zur Aufzeichnung, sofern eine angefertigt wurde. Im Kalender des Followers wird die Besprechung angezeigt, jedoch als "freie Zeit" gekennzeichnet. Der Rollout kommt im Juni.

Die Aufzeichnungen von Meetings werden zukünftig nicht mehr im OneDrive des Teilnehmers gespeichert, der diese gestartet hat, sondern beim Organisator des Meetings. Dies ist definitiv praktischer als bisher. Eine Ausnahme gibt es dazu: Falls es ein Meeting in einem Teams Kanal ist, wird die Aufzeichnung im SharePoint gespeichert.

Benachrichtigungen im Teams-Feed

Ebenfalls im aktuellen Rollout befindet sich eine Funktion zu den Benachrichtigungen bei Stummgeschalteten und verborgenen Kanälen. Wenn Sie einen Kanal stumm geschaltet haben, erhalten Sie zukünftig nur noch eine Information im Aktivitäts-Feed, wenn Sie ein Kollege Sie direkt mit einem @mention erwähnt. Das @Everyone findet dann keine Anwendung mehr! Auch bei den verborgenen Kanälen wird es nur noch eine Mitteilung geben, wenn Sie mit @mention direkt angesprochen werden oder ein "Tag" genutzt wurde.

Besprechungseinladungen können Sie demnächst im Aktivitätsfeed in Teams finden, nicht mehr nur in Ihrem Outlook.

Vielleicht haben Sie es schon gesehen: Wenn Sie eine Datei teilen möchten, erhalten Sie In Gruppenchats Vorschläge für die letzten Dateien, an denen Sie gearbeitet haben.

Das neue Teams im Web ist für die Browser von Safari und Firefox verfügbar. Bisher konnte dort Teams zwar geladen werden, aber es war Geduld gefordert.

Seit dem 1.April 2024 wird die neue Teams-App 2.0 als Standard vorausgesetzt. Das "klassische" Teams kann zunächst noch weiter genutzt werden. Ein Wechsel zwischen der alten und neuen Version ist aber nicht mehr möglich.

Für die Administratoren gab es jedoch noch eine Hintertür über die Richtlinien. So konnte die Zwangsumstellung bis Juli 2024 hinausgezögert werden, bevor der Zugang zur klassischen Version blockiert wird. Nun wurde die Frist nochmals verlängert. Im Admin-Center von Microsoft 365 wird mitgeteilt, dass der Support für das "klassische" Teams zum Juli 2024 eingestellt jedoch die Zwangsumstellung nach hinten geschoben wird. Diese Informationen werden immer mal wieder eingeblendet.

Mehr Informationen erhalten Sie auf den Seiten von Microsoft. Für die Unternehmen bedeutet dies etwas mehr Zeit für die Umstellung, jedoch sollte Sie es nicht auf die lange Bank schieben.

Hier sehen Sie die aktuelle Timeline für die Umstellung: Foto von Microsoft

E-Mails können im neuen Outlook nun einfach per Drag&Drop im Explorer abgespeichert werden. Außerdem kommt im Juni Lt. Roadmap 388753 der Copilot für das Klassische Outlook. Sofern Sie eine Lizenz für den Copilot haben, können Sie dann Mails zusammenfassen, sich Mails entwerfen, Dokumente vorschlagen lassen uvm.. Microsoft teilt mit, dass sie eine Reihenfolge für Updates haben. Zunächst kommt das neue Outlook für Windows und im Web. Anschließend sind die Clients für Mac und Mobilgeräte an der Reihe und zum Schluss kommt das klassische Outlook. So vergehen  schnell einige Monate, bis die neuen Funktionen im klassischen Outlook ausgerollt werden.

In Word gehört das Copy&Paste von externen Inhalten bei den meisten Usern zum täglichen Brot. Bisher hat das Kopieren beim Einfügen den meisten Usern die Formatierung zerlegt, da der Standard die "Formatierung beibehalten" als erstes genutzt wurde. Nach dem Einfügen hat ein User also oft alles mühsam neu formatiert, damit der Text zum restlichen Dokument passt. Microsoft hat dies nun geändert, so dass der neue Standard beim Einfügen von kopierten Texten nun die Option "Formatierung zusammenführen" ist. Sofern Sie diese Änderung nicht möchten, können Sie es unter "Datei-> Optionen -> Erweitert -> Kopieren…auch selbst anpassen.