Das ist neu in Microsoft Teams im April 2021

Jeden Monat kündigt Microsoft neue Funktionen an und gibt Ausblicke, was bald kommen soll. Wir berichten über einige Neuheiten in Microsoft Teams, die im April angekündigt oder ausgerollt wurden.

Den Wartebereich in Teams kennen wir schon. Hier müssen bestimmte Teilnehmer warten bis sie zur Besprechung freigegeben werden. Der Organisator oder Referent kann entscheiden, wer direkt ins Meeting kann und wer im Wartebereich bleibt und manuell zur Besprechung zugelassen wird. Hier gibt es verschiedene Optionen, die gewählt werden können. Neu dazugekommen ist die Option, dass Personen, die einen weitergeleiteten Besprechungslink erhalten haben, in den Wartebereich müssen. Dies bedeutet, dass der Organisator bei der Einladung verhindern kann, dass Teilnehmer, die den Link nicht direkt von ihm erhalten haben, einfach ins Meeting kommen. Hierfür müssen Sie bei der Einladung unter den Antwortoptionen den Haken beim Kästchen „Weiterleiten zulassen“ entfernen. Durch das Entfernen des Häkchens erkennt das System, dass dieser Teilnehmer nicht direkt eingeladen wurde und der Teilnehmer muss warten, bis der Organisator ihn in das Meeting holt. ACHTUNG: Durch das Entfernen des Häkchens verhindern Sie nicht das Weiterleiten der Einladung, sondern nur das die Personen, die eine solche Weiterleitung erhalten haben, direkt am Meeting teilnehmen können. 

Bei Live-Ereignissen, die über MS-Teams geplant werden, können Sie bald externe Referenten zulassen, die bisher nicht als Gast registriert sind. Was heißt das genau? Damit können Externe einfacher als Referent in einem Live-Ereignis die Präsenterrolle übernehmen. Dies ist bis jetzt nur über Umwege möglich. Bei einem Live-Ereignis haben die Teilnehmer nur eine Ansicht und den Chat, können aber keine Rückmeldung über das Mikro geben.

In Breakout Rooms können nun Personen in bereits geöffnete Räume verschoben werden. Wenn Sie also eine Gruppe in verschiedene Breakout Rooms verteilt haben, können Sie nun auch noch Personen in eine Gruppe reinsetzen und rausziehen, wenn die Räume geöffnet sind. Des weiteren gibt es einen Timer, der für die Räume eingesetzt werden kann. Ist der Timer abgelaufen, wird der Raum automatisch geschlossen, so dass die Teilnehmer wieder in die Hauptgruppe zurückkehren. Dies ist für den Organisator/Referenten sehr hilfreich, da er damit Zeitüberschreitungen in den Breakout Rooms verhindern kann oder den Raum manuell schließen muss. Diese Möglichkeiten sind bereits verfügbar. Ab Juni soll es zudem möglich werden, das nicht nur der Organisator als Präsenter fungiert, sondern ein Referent benannt werden kann.

Emails aus Outlook können jetzt leichter in Microsoft Teams geteilt werden. Bisher mussten sie die Mail-Adresse aus Teams kopieren, um eine E-Mail an ein Team zu schicken. Nun können Sie die Mail aus Outlook direkt an ein Team über das AddIn „Mit Teams teilen“ senden.